Корпоративная карта для юридических лиц: инструкция по применению

Руководите бизнесом? Тогда у вас наверняка возникала необходимость выделить деньги на собственные нужды или выдать сотруднику средства на корпоративные расходы. Некоторые предприниматели отдают средства наличными, за которые потом требуют отчитаться. Это удобно, но совсем не надёжно. Другие пользуются чековой книжкой, но и этот способ несовершенен. Как показывает практика, одним из лучших вариантов для юридических лиц и ИП была и остаётся корпоративная карта. Подробно рассказываем, почему.

Что такое корпоративная карта?

Корпоративная карта – это классическая банковская карта, которая привязана к специальному счёту юридического лица. Им может быть как ООО или другой крупный бизнес, так и ИП. Корпоративная карта удобна тем, что для оплаты не нужно использовать чековую книжку и снимать наличные. При этом остаются прозрачными расходы: любой сотрудник – держатель карты – сможет купить бумагу для принтера, чай или офисную мебель, не потратив время на согласование и подписание приказов или распоряжений.

Преимущества корпоративной карты в РНКБ

• 1 млн рублейлимит на внесение наличных

  Сокращение расходов
  Оплата товаров и услуг корпоративной картой доступна без комиссии, а внесение наличных в сумме до 1 млн рублей в рамках тарифного плана «Безналичный» – бесплатно
• Удобство и возможность получения карты в день обращения
• Круглосуточный доступ к счёту компании
  Можно снять наличные с корпоративной карты и внести выручку на расчётный счёт юридического лица или ИП через банкоматы банка 24/7
• Прозрачность расходов
  Это ещё одно сходство корпоративной карты с обычной. Клиент может следить за тратами через систему «Интернет Банк-Клиент» и мобильное приложение, а также получать СМС-уведомления после совершения каждой операции
• Безопасность
  По каждой корпоративной карте можно установить индивидуальный лимит на совершение расходных операций
• Простая и быстрая оплата онлайн-покупок в интернет-магазинах с использованием технологии безопасных платежей MirAccept
• Кешбэк
  Клиенты РНКБ автоматически становятся участниками программы лояльности «Ваш бонус»

Виды операций по корпоративной карте

Корпоративная карта в определённой степени даёт свободу, но есть и ограничения. Важно помнить, что с помощью корпоративной карты можно совершать только такие операции, которые напрямую связаны с деятельностью компании. К ним относят:

• Хозяйственные нужды
  канцелярия, офисная техника и тому подобное
• Представительские расходы
  например, напитки для переговоров с партнёрами
• Расходы на транспорт, сотовую связь и интернет
• Командировочные расходы
  если нужно купить билет, оплатить гостиницу, обеспечить держателя карты командировочными
• Затраты, напрямую связанные с деятельностью организации
  Например, закупка необходимого товара, если подрядчик принимает оплату с использованием POS-терминалов или интернет-эквайринга

Что нельзя оплачивать корпоративной карточкой

Сотрудники не могут использовать выданные им корпоративные карты для оплаты личных нужд, за исключением одного аспекта, о котором пойдёт речь ниже. В основном с помощью корпоративной карты нельзя совершать следующие операции, связанные с бизнес-расчётами:

• Платить сотрудникам зарплату;
• Делать отчисления в социальные фонды.

Можно ли использовать корпоративную карту для личных нужд

Да, и здесь как раз пойдёт речь о том самом исключении. Дело в том, что для ИП в законодательстве нет запрета тратить деньги с корпоративной карты на личные нужды. В зависимости от системы налогообложения необходимо сохранять чеки от таких покупок. Это точно касается тех, кто выбрал общую налоговую систему и УСН «Доходы минус расходы». В остальных случаях корпоративной картой можно пользоваться как обычной. По сути, на ней хранятся личные средства индивидуального предпринимателя, которыми он вправе свободно распоряжаться.

Выдача корпоративной карты сотруднику: инструкция по оформлению

Шаги по оформлению и выдаче корпоративной карты сотруднику могут немного отличаться в зависимости от банка. Но в целом схема простая:

• Обратитесь в банк, где у вашей компании уже открыт расчётный счёт
  В РНКБ первую корпоративную карту оформляют бесплатно, если вы подключены к одному из тарифных планов
• Соберите необходимые документы
  ИП предоставляют только паспорт. А сотрудники компаний, помимо основного документа руководителя, ещё и учредительные документы – в случае, если у компании нет действующих счетов в банке
• Подайте заявку в банк
  В РНКБ это можно сделать в том числе через систему «Интернет Банк-Клиент»
• Предупредите сотрудника и бухгалтерию, что отчёт по расходам должен вестись так же, как и с другими расходами. Это значит, что, если у компании традиционная система налогообложения, необходимо так же собирать полный пакет закрывающих документов

Как пользоваться корпоративной картой

Собрали часто задаваемые вопросы, ответы на которые помогут ещё лучше понять, как пользоваться корпоративной картой

Как тратить деньги с корпоративной карты?

Сотрудникам компаний можно пользоваться корпоративной картой только для корпоративных расходов. ИП могут делать и личные покупки, этот закон их не касается.

Можно ли снимать деньги с корпоративной карты?

Да. У ИП в этом вопросе больше свободы, чем у юридических лиц. Ведь это его личные средства, и в большинстве случаев он не должен отчитываться за расходы. Компаниям снятие наличных тоже доступно, но им важно тратить деньги исключительно на хозяйственные нужды юридического лица.

Как происходит пополнение корпоративной карты?

Пополнение специального карточного счёта осуществляется с расчётного счёта компании с использованием системы «Интернет Банк-Клиент». Сделать это можно за несколько кликов. Кстати, пополнить специальный карточный счёт можно на любую сумму, всё зависит от ваших возможностей и потребностей.

Кроме того, корпоративные клиенты РНКБ могут внести наличные денежные средства через банкомат. В этом случае деньги зачислятся непосредственно на расчётный счёт компании.

Как отчитываться за траты по корпоративной карте?

Компании должны отчитываться по всем расходам: предоставлять чек, накладную, акт, договор на оказание услуг или поставку товаров. Как правило, сотрудник, ответственный за покупку, передаёт их бухгалтеру. В бумагах должна быть отражена полная информация о расходе: данные покупателя и продавца, дата, точная сумма и перечень услуг или товаров, Ф. И. О., подписи и печати. Сроки сдачи отчёта зависят от внутренних положений предприятия.

Индивидуальные предприниматели, которые работают по упрощённой системе налогооблажения, могут не отчитываться за траты и снятие наличных. Если же выбрана стандартная система налогообложения, лучше сохранять чеки, так как налоговая может запросить эти документы, чтобы убедиться в обоснованности трат.

Как снизить вероятность блокировки корпоративной карты?

Блокировки карты или подозрений со стороны налоговой можно избежать, если соблюдать правила. Например, важно:

• Не снимать с корпоративной карты большие суммы. Тем более, не делать этого слишком часто;
• Расходовать средства только на деятельность компании. Исключение – индивидуальные предприниматели, но в статье расходов обязательно должны присутствовать и корпоративные траты;
• Использовать карту по прямому назначению;
• Не работать с сомнительными подрядчиками и контрагентами. Те, с кем вы сотрудничаете, должны быть полезны для деятельности компании.

Оцените статью

Почему?

Спасибо за оценку! Мы любим обратную связь – она помогает нашей команде становиться лучше